Les décisions qu’une entreprise prend un mois avant un événement peuvent marquer le succès ou l’échec d’un événement : confier au secrétaire la tâche d’envoyer les invitations, demander aux dirigeants d’en faire directement la gestion ou ne pas avoir de base de données à jour sont quelques-unes des “. comportements « fatals » de la phase d’organisation.
Les défauts d’une mauvaise planification initiale peuvent conduire au chaos une semaine avant l’activité : il devient impossible de confirmer les dîners, les appels de clients non invités se multiplient ou la question de savoir comment les participants seront reçus reste sans réponse : y a-t-il une feuille de calcul Excel sur le l’ordinateur, la meilleure option ?
Et sans invités, il n’y a pas d’événement, affirme la société CP DATA Confirma, spécialisée dans la conception et la création d’expériences positives entre les participants : invités, marques organisatrices et producteurs, entre autres.
L’entreprise nationale a 22 ans d’expérience dans le domaine et son objectif est d’aider les entreprises à atteindre les objectifs dérivés de l’organisation d’une activité de ce type : capter des leads, présenter leurs produits, vendre, vivre des expériences de marque, fidéliser, rechercher talents, bâtissez des équipes et apprenez à connaître vos clients.
Qu’y gagnent les entreprises ? : « Sans aucun doute, c’est une invitation à être plus efficace, qui permet, entre autres : de réduire les coûts, de se différencier de la concurrence, d’améliorer l’image et la réputation de la marque, de satisfaire l’expérience et les attentes des invités », déclare Cristián Croquevielle, directeur général de CP DATA Confirma.
Parmi les solutions qui apportent les plus grands avantages à l’organisation d’un événement figurent les mécanismes de reconnaissance à travers les codes QR, les codes-barres et la lecture de la carte d’identité qui permettent, lorsque l’invité arrive à un événement, de vivre une excellente expérience d’accréditation, ils apprécient du cabinet spécialisé.
« Aujourd’hui, les gens sont plus exigeants, ils veulent des processus simples qui leur font gagner du temps, qui réduisent le risque de ne pas être reconnus, ils veulent l’accessibilité et utiliser la technologie dont ils disposent. Les organisateurs et producteurs d’événements ont pris la technologie comme protagoniste majeur, dès l’appel », ajoute le dirigeant.
La technologie comme alliée
Dans la phase initiale, il est essentiel de concevoir un plan de communication basé sur des indicateurs critiques : taux de lecture, intérêt pour la participation, indice de formalité. Le succès de l’événement dépend précisément d’une exécution optimale et personnalisée, centrée sur les caractéristiques des clients et de leur segment. L’objectif est de garder le public enthousiasmé, grâce à l’omnicanal.
Pour cela, l’envoi d’informations nécessite des connaissances techniques pointues : par exemple avec la création de formulaires responsive, de sites et de WebApps qui s’adaptent aux différents appareils. L’ensemble du processus est automatisé et surveillé en temps réel pour fournir des informations en temps opportun et soutenir la prise de décision, ajoute Croquevielle.
L’entreprise met à la disposition de ses clients toute son infrastructure de serveurs, de sécurité et de moteurs intelligents qui lui permettent d’atteindre d’excellents taux de lecture et d’atteindre la boîte de réception des invités. « Une fois qu’ils savent qu’ils sont invités, nous les accompagnons avec des informations pertinentes, les encourageant à participer et à interagir avant le début de chaque événement. »
Le cabinet spécialisé veille à ce que les confirmés disposent d’un QR code pour être accrédités rapidement dans les différentes structures disponibles : totem d’accréditation assistée, modules libre-service, accréditation avec applications sur tablettes, ou encore accréditation express et manuelle. Parmi ses services, CP Data Confirma propose aux entreprises de disposer de leur propre application événementielle ; ou votre propre WebApp avec des fonctionnalités d’information et d’interaction.
“Il existe diverses fonctionnalités que nous mettons à la disposition des entreprises, par exemple le Smart QR avec des nuages de mots, des votes, des quiz, des quiz, des questions à l’exposant, entre autres, qui garantissent que l’événement soit un succès complet”, a conclu le expert.
